Conditions générales d'utilisation des usagers de l'espace « Particulier » de ViaTrajectoire
Février 2019
1. PRÉSENTATION DE VIATRAJECTOIRE
1.1. Le site ViaTrajectoire
ViaTrajectoire est un site Internet qui propose une aide à l'orientation des patients en structures sanitaires ou des usagers en structures médico-sociales pour personnes âgées ou en situation de handicap.
Ce site est le fruit d’une coopération entre l’ensemble des acteurs du secteur sanitaire et du secteur médico-social, en lien étroit avec les Agences Régionales de Santé, les Conseils Départementaux, les Maisons Départementales des Personnes Handicapées (MDPH) des régions impliquées dans le projet, et la Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie.
ViaTrajectoire est un service public, gratuit et sécurisé, qui est destiné à la fois aux usagers et aux professionnels des secteurs sanitaire et médico-social.
1.2. L’espace « Particulier » de ViaTrajectoire
L’espace « Particulier » de ViaTrajectoire est destiné aux usagers. Il vous permet de gérer et/ou suivre en ligne vos démarches d’orientation dans le secteur médico-social. En fonction de votre situation, ViaTrajectoire vous offre les services suivants :
Volet « Personne Agée » : l’espace « Particulier » vous permet de choisir un ou plusieurs établissements d’hébergement pour personnes âgées selon vos critères. Vous pouvez effectuer vos démarches et recherches en ligne, renseigner et transmettre votre dossier à votre médecin traitant et suivre directement l’avancement de votre dossier. ViaTrajectoire vous propose :
- un annuaire inter-régional des établissements d’hébergement pour personnes âgées et des établissements de Soins de Longue Durée
- une aide à la recherche des établissements adaptés à vos besoins
- la gestion en ligne de votre dossier, y compris le volet médical (conformément au formulaire unique national de demande d’admission en Ehpad - cerfa N°14732)
- la transmission sécurisée de votre dossier aux établissements que vous aurez choisis
A tout moment vous pouvez mettre à jour votre dossier, les établissements auxquels vous avez envoyé une demande en seront informés automatiquement. Un de ces établissements peut demander une mise à jour de votre dossier (« relance »). Dans ce cas, si le dossier en ligne n’est pas mis à jour, il sera annulé au bout d’un mois.
Volet « Personne avec Handicap » : l’espace « Particulier » vous permet de suivre votre demande d’orientation en établissement ou service médico-social pour personne en situation de handicap, dès lors que la Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes en situation de Handicap (CDAPH) vous aura notifié vos droits. ViaTrajectoire vous propose :
- un annuaire inter-régional des établissements ou services médico-sociaux pour personne en situation de handicap
- une aide à la recherche des établissements
-
Selon les choix retenus par votre MDPH, vous pouvez éventuellement :
- avoir un accès en ligne à votre dossier et suivre l’avancée des demandes faites auprès des établissements ou services vers lesquels vous êtes orientés,
- rechercher vous-même les établissements ou services correspondant aux orientations définies par la CDAPH, et envoyer votre demande dans les services de votre choix (dans le respect de la décision CDAPH).
1.3. Traitement informatisé de données nominatives
L’utilisation du logiciel implique de recueillir des données à caractère personnel dont certaines sont par nature qualifiées de « sensibles » dans la mesure où elles ont trait à la santé des personnes concernées. A ce titre, la législation impose un encadrement strict de l’hébergement des données. Pour plus d’information, vous pouvez consulter les mentions légales de ViaTrajectoire.
Le traitement des données à caractère personnel est soumis au respect du Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016, et à la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 (modifiée par la loi du 20 juin 2018). Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la Politique de confidentialité et de sécurité ViaTrajectoire.
2. OBJET DE LA CHARTE
La présente charte a pour objet de décrire les règles d’accès et d’utilisation de ViaTrajectoire, de rappeler les droits des usagers de ce service ainsi que les obligations et précautions qu’implique son utilisation.
3. CHAMP D’APPLICATION
Cette charte s’impose à toute personne utilisant l’espace « Particulier » de ViaTrajectoire.
4. LES DÉTENTEURS DU DROIT D’ACCÈS AU DOSSIER INFORMATISÉ
4.1. L’usager ou son représentant
Volet « Personne Agée » : En tant que personne concernée, vous avez accès à votre dossier en ligne. Si vous le souhaitez, vous pouvez vous faire aider par un de vos proches ou votre représentant légal, soit pour créer votre dossier et faire des demandes en votre nom, soit pour suivre l’avancement de vos démarches.
Si votre dossier a été créé par un tiers, votre accord est indispensable. Les professionnels qui gèrent votre dossier peuvent vous transmettre personnellement votre numéro de dossier et votre mot de passe initial, vous permettant ainsi d’accéder à tout moment à votre dossier en ligne.
Volet « Personne avec Handicap » : Les dossiers d’orientation sont initialisés automatiquement en fonction des décisions émanant de la CDPAH. Selon l’organisation retenue au niveau de votre département, vous pouvez avoir accès à votre dossier en ligne.
Dans ce cas, il revient à la MDPH qui suit votre dossier de vous transmettre personnellement votre numéro de dossier et votre mot de passe initial, vous permettant ainsi d’accéder à tout moment à votre dossier en ligne.
4.2. Les professionnels de santé
L’accès à votre dossier est limité aux seuls professionnels médicaux, paramédicaux ou sociaux vous aidant dans vos démarches d’orientation.
L’accès aux informations médicales de votre dossier est, quant à lui, strictement réservé à des médecins : votre médecin traitant, les médecins hospitaliers qui vous prennent en charge (par exemple à l’occasion d’une hospitalisation), les médecins coordonnateurs des établissements à qui vous avez choisi d’envoyer votre demande. Vous pouvez consulter tout l’historique des accès et des actions réalisées sur votre dossier par vous ou par des professionnels.
5. LE RESPECT DE VOS DROITS LORS DE L’UTILISATION DE VIATRAJECTOIRE
Le Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) étend les droits de chaque individu concernant ses données personnelles. Pour plus d’information, veuillez consulter la Politique de confidentialité et de sécurité ViaTrajectoire.
5.1. Respect de la confidentialité
Les données contenues dans ViaTrajectoire sont des données de santé à caractère personnel, couvertes à ce titre, par le secret professionnel dans les conditions prévues à l’article L.1110-4 du Code de la santé publique et dont la violation est réprimée par l’article 226-13 du Code pénal.
5.2. Droit de rectification des données
Vous disposez d’un droit de rectification de vos données si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, conformément aux dispositions de l’article 16 du Règlement Européen sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016).
Si vous n’accédez pas directement à votre dossier et si le dossier a été créé par un professionnel de santé ou un établissement, vous pouvez envoyer à ce professionnel ou au directeur de l’établissement concerné, un courrier par lettre recommandée avec accusé de réception, comportant tous les renseignements permettant de traiter votre demande (noms, prénoms, date de naissance, numéro de dossier, photocopie de votre carte d’identité). Une copie des données vous concernant vous sera envoyée.
Des informations sur la procédure à suivre pour exercer vos droits sont disponibles sur
En cas de difficulté, vous pouvez vous adresser au Délégué à la Protection des Données de votre région et en dernier recours au Délégué à la Protection des Données de la région Auvergne-Rhône-Alpes à l’adresse e-mail suivante : dpd@sante-ara.fr
5.3. Consentement éclairé et libre choix entre les prestations
Vous disposez du libre choix entre les prestations adaptées qui vous seront proposées, conformément aux dispositions de l’article 4 de la Charte des droits et libertés de la personne accueillie (cf. Arrêté du 8 septembre 2003 relatif à la charte des droits et libertés de la personne accueillie, mentionnée à l'article L. 311-4 du code de l'action sociale et des familles) : « Dans le respect des dispositions légales, des décisions de justice ou des mesures de protection judiciaire ainsi que des décisions d'orientation : La personne dispose du libre choix entre les prestations adaptées qui lui sont offertes soit dans le cadre d'un service à son domicile, soit dans le cadre de son admission dans un établissement ou service, soit dans le cadre de tout mode d'accompagnement ou de prise en charge …».
ViaTrajectoire « Personnes Agées » vous permet de réaliser une recherche d’établissement d’hébergement. Les résultats sont proposés en fonction des critères que vous aurez sélectionnés. Via Trajectoire vous indique pour chaque établissement proposé la conformité de votre dossier médical vis-à-vis de sa capacité à vous accueillir. Vous pouvez envoyer des demandes d’hébergement aux établissements de votre choix ; vous pouvez aussi annuler ces demandes. ViaTrajectoire vous informe de l’avancée de votre dossier et des demandes faites auprès d’établissements ou services, uniquement par courriel adressé à l’adresse email que vous aurez indiquée lors de la création de votre dossier.
ViaTrajectoire « Handicap » vous permet de suivre votre dossier d’orientation. Selon les options privilégiées au niveau de votre département, vos choix seront retranscris par les professionnels de la MDPH ou directement indiqués par vous-même lors de l’envoi de votre demande aux établissements ou services (dans la limite des décisions prises par la CDAPH).
5.4. Accès à l’information
Vous disposez d’un droit d’accès à toutes les informations nominatives qui vous concernent (article 15 du RGPD – cf. Politique de confidentialité et de sécurité ViaTrajectoire) et notamment aux données de santé à caractère personnel (articles L.1111-7 et R. 1111-1 et suivants du code de la santé publique). Vous, ou le cas échéant votre représentant, pouvez exercer ce droit d’accès par les moyens suivants :
Accès à votre dossier administratif : En vous connectant à ViaTrajectoire, vous pouvez consulter et mettre à jour directement les données de votre dossier administratif de demande d’admission en établissement d’hébergement (uniquement pour le volet « Personne âgée »). Vous pouvez également vous adresser à l’un des professionnels qui gère votre dossier pour qu’il vous en remette une copie en main propre.
Accès à votre dossier médical : Vous ne pouvez pas consulter directement la partie médicale de votre dossier dans ViaTrajectoire. Vous pouvez cependant vous adresser à l’un des médecins qui l’a renseigné (médecin traitant et/ou médecin hospitalier) ou au responsable de l’établissement vous prenant en charge pour demander communication des éléments médicaux de votre demande. Ce médecin vous informera quant aux modalités d’accès et/ou de communication de votre dossier, il ne pourra pas vous opposer de refus (article L. 1111-7 issu de la loi du 4 mars 2002).
6. VOS ENGAGEMENTS DANS L’UTILISATION DE VIATRAJECTOIRE
6.1. Exactitude des informations
En utilisant ViaTrajectoire, vous vous engagez sur l’exactitude des données que vous saisissez. Vous vous engagez également à ne pas omettre volontairement des informations qui seraient utiles à l’instruction de votre dossier.
6.2. Accès à l’information – utilisation des codes et mots de passe
Pour accéder à votre dossier ViaTrajectoire, vous devez saisir votre numéro de dossier et votre mot de passe.
Votre mot de passe est strictement personnel, vous pouvez à tout moment le changer. Vous êtes responsable de la conservation de votre numéro de dossier et de votre mot de passe. Pour que la confidentialité de vos données soit respectée, vous ne devez pas transmettre votre mot de passe à des tiers.
En cas de perte de votre numéro de dossier, vous pouvez vous adresser aux professionnels qui vous ont aidé ou vous aident à gérer votre dossier.
En cas de perte de votre mot de passe, vous pouvez suivre la procédure en ligne (procédure sécurisée d’attribution d’un nouveau mot de passe) et à défaut vous pouvez vous adresser aux professionnels qui vous ont aidé ou vous aident à gérer votre dossier.
Lors de la constitution de votre dossier, une adresse email (messagerie électronique) vous est demandée. Celle-ci est nécessaire pour suivre votre dossier : toutes les informations sur l’avancement de votre dossier sont transmises par courriel à cette adresse email. Souvent il vous sera demandé un retour, ou une confirmation des informations transmises. L’adresse email que vous donnez doit donc être soit votre propre adresse, soit celle d’un proche que vous chargez de suivre le dossier en votre nom (aidant familial ou mandataire judiciaire par exemple). C’est l’adresse à partir de laquelle vous pourrez répondre aux propositions ou demandes qui vous seront faites.
6.3. Limites du dossier informatisé
Tout comme le « dossier de demande d’admission » au format papier, votre dossier informatisé ViaTrajectoire ne vaut que pour l’inscription sur une liste d’attente : son envoi auprès d’un établissement n’a en aucun cas une valeur d’admission. Votre dossier informatisé ViaTrajectoire facilite vos démarches administratives, en permettant notamment aux établissements que vous avez sélectionnés de le consulter directement. Toutefois, il ne remplace en aucun cas un contact direct avec les établissements que vous avez choisis.